はじめに
今日は10日振りに午後から出社でした。電車に乗ると明らかに、前回出社時と比べると人は増えていました。皆さんマスクをされていました。気の緩みを言う方々はいますが、少なくとも外出をするにせよ、自分できる感染予防をしていました。
誰も車内で話す訳ではなく、黙々とスマホを見ていました。
普段、私自身が車内でスマホを見ているのと、人が乗っているので、全体を見渡すことが、できなかったからだと思うのですが、みんながスマホを見てるのは奇妙でした。
20年前は携帯が普及して、喜んでいたのですが、技術の進歩は早いですね。
今日の業務
私の今日出社したのは、2つの業務対応のためでした。
1．決裁処理（判子押し）
コロナの影響で在宅勤務となりました。新たな業務の仕方、進め方に変化していってます。その中でも、決裁時の判子の課題が浮き彫りになってきました。
皆さんの会社では、どのような対応をされていますか？
私の会社は暫定ルールとして、
- 帳票作成後、PDF化。データから作成と紙で出力後にスキャン。
- データを上司・担当者へメールで送付
- 上司・担当者は内容確認。メールにコメントをつけて返信。
- 会計担当部署にメールを転送。
- 後日、原票に決裁（判子）
通常なら帳票をアウトプットして終わりですが、余計な作業が発生します。ほとんどの負荷が事務職の皆さんにかかります。
今日が支払・入金の締め日で、事務職の皆さんが出社しておりました。少しでも負荷を減らす為に通常の決裁をしました。
紙の帳票に決裁する方法を電子化やサインに変更は今後の課題です。
ただこれは方法を、変えるだけの業務改善に過ぎません。根本から仕組みを変えなければ、本質は何も変わりません。
- 決裁者の人数を減らす
私の立場まで決裁がくる間に、3〜4人の押印がされた帳票がきます。今回、事務職の方から担当者が在宅勤務の為、ダイレクトに帳票がきて、決裁をしています。
担当者が内容を把握し、決裁をまわすのが、従来のルートです。私自身が内容を把握をすれば、何も問題ありません。
- 決裁権限を見直す
帳票や金額によって、決裁権限が変わります。私の上司は他拠点も管轄しています。今は出張規制により、私のオフィスに来ることができません。今は暫定として、委任と言う形で、私が代行者となってます。
不正の防止、チェック機能が必要なため、権限をむやみに下位職位の方に、拡大するのは慎重にならざるを得ないのは事実です。
ただし、今回出た様々な課題を踏まえて、変革をしていかなければなりません。
2．事務職の皆さんの声を聞く
今日の一番重要な事は、事務職の皆さんの声を聞くことでした。
GW前に色んな出来事がありました。詳細は「コロナ影響③ 反省」を読んでみてください。
開口一番、私の方から、
「休み前は、皆さんの大変さを理解していたつもりが、本当はできていませんでした。頭ごなしに、会社に来ないで、在宅勤務をするように、押しつけて申し訳無かったです。」
と皆さんにお詫びをしました。
偉そうに大臣・知事の言い方に、腹が立っていたのですが、自分が同じようななってました。
途中で私の誤りを指摘して下さった人が、いてくれたので、目が覚めました。
皆さんの反応は、少し驚いていましたが、その後は今の状況を色々話してくれました。
私の感じていたことと同じであったり、私が気づかない視点からの考えなど、非常に為になりました。それを踏まえて、これからどのように、組織を前に進めていくかを考えていきます。
まとめ
当たり前ですが、実務者がいなければ、私のような管理者は、何の役にも立ちません。頭でわかったつもりで、言葉を発しても、薄っぺらく聞こえるはずです。
自分が実務者のときも、同じように感じていたはずです。偉くなったと勘違いしました。
立場に関わらず、自分の間違いがあれば、直ぐに謝る事は重要です。以前の私であれば、謝ることもなく、むしろ相手が悪いと思っていました。
時間が経てば、事態はどんどん悪化していきます。早く気づいて修復することが、結果として、自分自身の為になります。
自分に嫌な事を言ってくれる人が、周りにいなければならないと、言う意味がよくわかりました。ただサラリーマンだと、上に行く人ほどイエスマンを好みますが。。。
少し気持ちがスッキリしました。落ち込んだ時は、音楽を聞いてリラックスしていました。気持ちが落ち込みすぎると、聞かなくなりますね。
久しぶりに帰りに聴きながら帰りました。もし、よければ聞いてみてください。
- provided courtesy of iTunes
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今日もお疲れ様でした！